Ratgeber
Pflichtschulungen online mit Nachweis: so geht es sauber
Kurz gesagt: Pflichtunterweisungen dürfen online stattfinden, wenn die Inhalte zum Arbeitsplatz passen, das Verständnis geprüft wird und Rückfragen möglich sind. Ein sauberer Nachweis zeigt, wer welche Inhalte wann mit welchem Ergebnis absolviert hat.
Welche Schulungen sind Pflicht?
Welche Schulungen Pflicht sind, hängt von Branche, Tätigkeit und Land ab. Häufige Beispiele:
Schulung | Rechtsgrundlage (Beispiele) | Wie oft |
Arbeitsschutz-Unterweisung | Deutschland: § 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1; Österreich: § 14 ASchG | in Deutschland mindestens einmal jährlich, für Jugendliche halbjährlich (§ 29 JArbSchG) |
Datenschutz | Art. 32 und 39 DSGVO | regelmäßig, keine feste Frist |
Geldwäscheprävention | § 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG (für Verpflichtete) | regelmäßig |
Branchenspezifisch | z. B. Hygiene, Gefahrgut, Medizinprodukte, Informationssicherheit | je nach Vorschrift |
Die Tabelle ersetzt keine Rechtsberatung. Klären Sie die konkreten Pflichten mit Fachkraft für Arbeitssicherheit, Datenschutzbeauftragten oder Compliance.
Wann ist eine Online-Unterweisung zulässig?
- Die Inhalte sind auf den konkreten Arbeitsplatz und die Gefährdungsbeurteilung zugeschnitten.
- Das Verständnis wird geprüft, zum Beispiel mit einem Abschlusstest.
- Beschäftigte können jederzeit Rückfragen stellen – an Vorgesetzte oder Fachkräfte.
- Praktische Inhalte (z. B. Umgang mit Maschinen oder Schutzausrüstung) werden zusätzlich vor Ort geübt.
Was ein Nachweis enthalten sollte
- Name der Person und Organisationseinheit
- Thema und Version der Inhalte
- Datum und Dauer der Schulung
- Ergebnis der Verständnisprüfung
- Bestätigung der Teilnahme (digital)
- Fälligkeit der nächsten Wiederholung
Bewahren Sie Nachweise mindestens bis zur nächsten Unterweisung auf. Längere Fristen können sich aus Branchenvorgaben oder für Haftungsfragen ergeben.
In fünf Schritten zur digitalen Pflichtschulung
- Pflichten erfassen: Welche Schulungen gelten für welche Rollen und Standorte?
- Inhalte bereitstellen: eigene Module, eingekaufte Kurse oder KI-gestützt erstellte Inhalte.
- Automatisch zuweisen: nach Rolle, Abteilung oder Eintrittsdatum, idealerweise per Anbindung an das HR-System.
- Erinnern und eskalieren: Erinnerungen vor Fälligkeit, Hinweise an Führungskräfte bei Verzug.
- Nachweisen: Zertifikate automatisch ausstellen, Reports für Audits exportieren.
Pflichtschulungen mit courseticket
- Automatische Zertifikate und Teilnahmebestätigungen; alle Teilnahmen werden dokumentiert und sind exportierbar.
- Wiederholungsschulungen und planbare Erinnerungs-E-Mails mit individuellen Zeitpunkten.
- Dynamische Reports und Frühwarnung bei fehlenden Schulungen.
- Anbindung an HR-Systeme über REST-API, z. B. für Ein- und Austritte.
- Hosting standardmäßig in Deutschland bei einem ISO-27001-zertifizierten Hosting-Anbieter.
Mehr dazu: Compliance-Schulung für Mitarbeiter und Lösungen für Compliance Officer.
Häufige Fragen
Ja, wenn die Inhalte arbeitsplatzbezogen sind, das Verständnis geprüft wird und Beschäftigte Rückfragen stellen können. Praktische Inhalte sollten zusätzlich vor Ort geübt werden.
In Deutschland mindestens einmal jährlich (§ 4 DGUV Vorschrift 1), für Jugendliche halbjährlich (§ 29 JArbSchG). Zusätzlich bei neuen Aufgaben, Arbeitsmitteln oder Gefährdungen.
Person, Thema und Version der Inhalte, Datum, Ergebnis der Verständnisprüfung, Bestätigung der Teilnahme und die Fälligkeit der nächsten Wiederholung.
Mindestens bis zur nächsten Unterweisung. Branchenvorgaben oder Haftungsfragen können längere Fristen nahelegen; klären Sie das mit Compliance oder Rechtsabteilung.
Ja. courseticket weist Schulungen zu, erinnert automatisch, stellt Zertifikate aus und dokumentiert alle Teilnahmen exportierbar für Audits.
Auf einen Blick
Warum courseticket?
Belegbare Fakten statt Versprechen – das unterscheidet uns von anderen Lernplattformen.
- Alles in einer Plattform
- LMS, LXP und Content-Erstellung plus Buchung, Shop, Ticketing und Rechnungen für Österreich, Deutschland und die Schweiz – ohne Zusatzsysteme.
- Seit 2014, 500+ Organisationen
- Aus Wien, mit Standort Köln. Über 500.000 abgewickelte Lernangebote und Events, u. a. für Red Bull, UNIQA, TU München und Erste Group.
- Hosting in Deutschland
- Standardmäßig in Deutschland bei einem ISO-27001-zertifizierten Hosting-Anbieter, auf Wunsch in anderen Regionen. DSGVO-konform.
- Offene Standards
- LTI 1.3, SCORM, xAPI mit Learning Record Store, H5P, Single Sign-on (z. B. Microsoft Entra ID), REST-API und Webhooks – kein Lock-in.
- KI auf Ihren eigenen Inhalten
- KI-Assistent, KI-Tutor und KI-Autorensystem arbeiten auf Ihren Lerninhalten (RAG) – je Modul ab 50 € pro Monat.
- Forschung für barrierearmes Lernen
- Technischer Plattformpartner im ESF-Plus-geförderten Projekt KIBALU des Bundesarbeitsministeriums: KI-gestütztes, adaptives und barrierearmes Lernen.
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